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Projektstrukturplan Erstellen

Ein Projektstrukturplan definiert die Ziele eines Projekts in allen Details. Alle Ebenen enthalten messbare Komponenten, die produziert oder ausgeführt werden müssen, um das Ziel insgesamt zu erreichen: Die Fertigstellung und Auslieferung des Produkts. Der PSP ist hierarchisch aufgebaut: Die oberste Ebene (Ebene 1) steht für das gesamte Projekt, während die untergeordneten Ebenen das Projekt in immer detailliertere Koponenten unterteilen.

Der Hauptgrund für das die Aufstellung eines PSP ist, zu verhindern, dass eine organisationsorientierte und eine funktionale Struktur parallel nebeneinander existieren, da diese Strukturen nicht am Endergebnis orientiert sind. Die definierten Ziele müssen auf allen Ebenen messbare Resultate und Leistungen enthalten: Die Teile und das Ganze dessen, was der Kunde mit Fertigstellung des Projekts bekommt.

Der PSP muss so aufgebaut sein, dass dort sämtliche Produkte und Unterprodukte sowie alle Leistungen definiert sind, die direkt mit den konkreten Resultaten verbunden sind.

Der erste Schritt beim Projektmanagement ist, einen PSP zu erstellen, ein Schritt, der die Grundlage für die nachfolgende Planung der Arbeitsprozesse und den Zeitplan zur Durchführung des Projekts darstellt.

Wenn die PSP-Struktur aufgebaut, gründlich überprüft und fertiggestellt ist, kann sie ausgewertet werden, um die erforderlichen Prozesse konkret zu bestimmen und die geplante Zeit und Kosten für jedes der Ziele vorzugeben. Dem PSP-Element, obwohl es zu Anfang des Planungsprozesses erstellt wurde, muss während der Durchführung des Projekts konstant bleiben. Arbeitszeitpläne und Aktivitäten ändern sich, die budgetierten Kosten bzw. die tatsächlichen Kosten ändern sich, aber Ziele bleiben konstant, es sei denn, man will eine vollständige Überarbeitung der objektiven und finalen Lieferbestandteile.

Für die Bestimmung der Projektziele eignet sich ein Organigramm, da das primäre Ziel bzw. Endprodukt der erste bekannte Faktor ist. Der Aufbau des PSP in Ebene 2 und darunter erfordert eine sorgfältige Prüfung durch Manager und Planer bzgl. der immer detaillierter werdenden Elemente: Sind diese geeignet, das ultimative Ziel zu erreichen. Ebene 2 des PSP ist unbedingt vor dem Weitermachen mit Ebene 3 fertigzustellen; dieses Prinzip gilt auch für die weiteren Ebenen - bis die gesamte PSP-Struktur vorhanden und zur Überprüfung bereit ist. Die Komplexität des Projekts, der erwartete Euro-Wert und die Erwartungen der Kunden bzgl. Transparenz gehören zu den Hauptfaktoren, die bei der Bestimmung der Anzahl von Ebenen in einem PSP relevant sind. Außerdem wird das Projekt von verschiedenen Managern, auf höherer und niedrigerer Stufe stehend, in Bezug auf die PSP-Struktur, verwaltet.

Nach dem Start des Projektes wird der Performance-Plan, umrahmt vom PSP nach und nach zur tatsächlichen Projektabwicklung. Während der Ausführung versorgt ein Blick auf Ebene 3 Top-Manager mit ausreichend detaillierter Info, um Problembereiche zu erkennen. Dies fördert die Konzentration auf das Projekt auf einer angemessenen Detailebene und vermeidet gleichzeitig Tendenzen Richtung "Mikromanagement".

Projektmanager müssen im Allgemeinen mit dem PSP bis zu Ebene 3 arbeiten, besonders bei komplexen Projekten. Das ermöglicht Führungspersonen auf allen Ebenen, den Aufwand innerhalb ihres jeweiligen Bereichs genau zu überwachen. Die untersten Ebenen des PSP bestehen aus "Arbeitspaketen", welche den Aufwand und die Ziele abbilden, den ein kleines Team mit sehr speziellen Ergebnisvorgaben bearbeitet. Die Arbeitspakete auf der niedrigsten Detailebene im PSP fügen sich zu Elementen, die definierbare Ergebnisse oder abgeschlossene Teilerzeugnisse ergeben, die wiederum einen Teil der Endprodukte umfassen, die im oberen Teil der PSP-Struktur definiert sind.

Jedem Element des PSP werden ein Zeitplan und ein finanzielles Budget für seine Umsetzung zugewiesen, Fortschritte können während der Dauer ihrer Durchführung ausgewertet werden. Problembereiche können identifiziert und Änderungen der Prozesse durchgeführt oder zusätzliche Ressourcen eigebunden werden, um Probleme zu korrigieren, sobald sie aufgetreten sind.

Sorgfältige Prüfung der Ziele und des Aufbaus des PSP sowie das Identifizieren dieser Ziele während der Projektinitiierung sind wesentlich im Prozess der Planung und des Managements.