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Was ist ein Projektstrukturplan?

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Was ist ein Projektstrukturplan?

Die Aufteilung der Arbeit in kleinere Aufgaben ist eine gängige Produktivitätstechnik, mit der die Arbeit überschaubarer und besser zugänglich wird. Für Projekte ist der Projektstrukturplan (PSP) das Werkzeug, in dem diese Technik verwendet wird und der eines der wichtigsten Dokumente für das Projektmanagement darstellt. Er integriert Umfang, Kosten und Zeitplan-Baselines, um sicherzustellen, dass die einzelnen Projektpläne aufeinander abgestimmt sind.

Das Projektmanagement-Wissensbuch (PMBOK) des Project Management Institute (PMI) definiert den Projektstrukturplan als „ergebnisorientierte, hierarchische Zerlegung der vom Projektteam auszuführenden Arbeit“. Es gibt zwei Arten von PSP. 1) Funktionsorientiert und 2) Zeitorientiert. Der gebräuchlichste und bevorzugte Ansatz ist der funktionsorientierte Ansatz. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Ansätzen sind diejenigen Elemente, die in der ersten Ebene des PSP aufgeführt werden.

Funktionsorientierter Projektplan

Eine auf Liefergegenständen basierende Projektstruktur zeigt deutlich die Beziehung zwischen den Projektergebnissen (d. h. Produkten, Dienstleistungen usw.) und dem Umfang (d. h. der auszuführenden Arbeit). Abbildung 1 ist ein Beispiel für einen PSP auf Funktionsbasis zum Bau eines Hauses. Abbildung 2 zeigt ein Beispiel für einen zeitorientierten PSP für dasselbe Projekt.

PSP Diagramm, Projektstrukturplan, lieferbasierend

Abbildung 1 – Funktionsorientierter Projektstrukturplan

In Abbildung 1 sind die Elemente der Ebene 1 zusammenfassende Beschreibungen der Ergebnisse. Die Level 2-Elemente in jedem Abschnitt des PSP sind alle eindeutigen Maßnahmen, die zum Erstellen des jeweiligen Level 1-Ergebnisses erforderlich sind.

Zeitorientierter Projektstrukturplan

In Abbildung 2, einem phasenbasierten PSP, hat die Ebene 1 fünf Elemente. Jedes dieser Elemente enthält typische Zeitphasen eines Projekts. Die Level 2-Elemente sind einzelnen Maßnahmen in jeder Phase. Unabhängig von der Art des PSP sind die Elemente der unteren Ebenen sämtlich Arbeitsergebnisse. Beachten Sie, dass Elemente in verschiedenen Verzweigungen denselben Namen haben. Ein zeitorientierter PSP erfordert, dass Arbeit, die mehreren Elementen zugeordnet ist, in die Arbeiten unterteilt wird, die für jedes Level 1-Element eindeutig sind. Ein PSP-Lexikon wird erstellt, um die Arbeit in jedem Element zu beschreiben.

PSP Diagramm, Projektstrukturplan, phasenbasierend

Abbildung 2 - Zeitorientierter Projektstrukturplan

Ein guter PSP zeichnet sich dadurch aus, dass er das Projekt überschaubarer macht. Jedes Projekt ist anders; Jeder Projektmanager ist anders und jeder PSP ist anders. Der richtige PSP ist also derjenige, der die Frage am besten beantwortet: „Welche Struktur macht das Projekt überschaubarer?“

So erstellen Sie einen Projektstrukturplan

Eine guter Projektstrukturplan wird mithilfe eines iterativen Prozesses erstellt, indem Sie diese Schritte ausführen und die folgenden Richtlinien erfüllen:

  1. Sammeln kritischer Dokumente
    1. Sammeln Sie wichtige Projektdokumente.
    2. Identifizieren Sie Inhalte, die Projektergebnisse enthalten, wie z. B. die Projektcharta, das Statement zum Projektumfang und die Tochterpläne des Projektmanagementplans (PMP).
  2. Identifizieren der wichtigen Teammitglieder
    1. Identifizieren Sie die wichtigsten Teammitglieder des Projektteams.
    2. Analysieren Sie die Dokumente und identifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen.
  3. Definieren der Ebene 1-Elemente
    1. Definieren Sie die Level 1-Elemente. Level 1-Elemente sind zusammenfassende Beschreibungen, die 100% des Projektumfangs erfassen müssen.
    2. Stellen Sie sicher, dass 100% des Bereichs erfasst werden. Diese Anforderung wird allgemein als 100%-Regel bezeichnet.
  4. Aufteilen der Elemente
    1. Unterteilen Sie die Arbeiten so lange auf, bis die in jedem Element zu leistende Arbeit von einer einzelnen Person oder Abteilung erledigt werden kann. Stellen Sie sicher, dass sich die Elemente nicht gegenseitig überschneiden. Beginnen Sie den Prozess des Aufteilens für die Arbeiten der Ebene 1, indem Sie diese in einer untergeordneten Ebene weiter aufteilen.
    2. Fahren Sie – Ebene für Ebene – damit fort, bis die Arbeit jedes Elements von einer einzelnen Person oder Abteilung geleistet werden kann. Stellen Sie sicher, dass sich die Elemente nicht gegenseitig überschneiden.
    3. Stellen Sie sich die Frage, ob eine weitere Aufteilung das Projekt noch besser handhabbar machen würde. Lautet die Antwort „Nein“, ist der projektstrukturplan fertig.
  5. PSP Lexikon erstellen
    1. Definieren Sie den Inhalt des PSP Lexikons. Das PSP Lexikon enthält eine narrative Beschreibung der Arbeit, die in jedem Element des PSP behandelt wird. Die Elemente der niedrigsten Ebene im PSP werden als Arbeitspakete bezeichnet.
    2. Halten Sie die Beschreibungen im PSP Lexikon auf Ebene der Arbeitspakete so detailliert, dass sichergestellt ist, dass der Projektumfang zu 100% realisiert wird. Die Beschreibungen sollten Information wie Grenzen, Meilensteine, Risiken, Eigentümer, Kosten usw. enthalten
  6. Erstellen eines Gantt-Diagrammplans
    1. Zerlegen Sie die Arbeitspakete nach Bedarf in Aktivitäten.
    2. Exportieren oder geben Sie den Projektstrukturplan in ein Gantt-Diagramm ein, um ihn weiter zu planen und das Projekt zu verfolgen.

Achtung: Es ist möglich, die Arbeit zu stark aufzuschlüsseln. Wie viel ist zu viel? Da die Erfassung, Analyse und Berichterstellung von Kosten- und Zeitplandaten mit dem PSP verbunden ist, kann ein sehr detaillierter PSP einen erheblichen, unnötigen Verwaltungsaufwand erfordern.

Es gibt eine ganze Reihe von geeigneten Softwareanwendungen, u.a. Mind Mapping oder auch Zeichenwerkzeuge. Mehr dazu lesen Sie im PSP Softwarevergleich.

Hier ein Beispiel, wie Sie mit MindView einen PSP erstellen:

So verwenden Sie eine Projektstrukturplan

Die Projektstrukturplan wird für viele verschiedene Zwecke verwendet. Zunächst dient es als Planungswerkzeug, mit dem das Projektteam den Umfang der zu erbringenden Leistungen planen, definieren und organisieren kann. Der PSP wird auch als Hauptquelle für Zeitplan- und Kostenschätzungsaktivitäten verwendet. Den größten Beitrag zu einem Projekt leistet er jedoch durch die Beschreibung der gesamten Arbeit sowie als Überwachungs- und Kontrollinstrument.

Arbeitspakete
Abbildung 3 zeigt den auf Projektelemente der Ebenen 1, 2 und 3 erweiterten Projektstrukturplan für das Haus-Projekt. Die untersten Ebenen jedes Abschnitts und Zweigs des PSP werden als Arbeitspakete bezeichnet. Arbeitspakete enthalten Informationen zum Liefergegenstand, z. B. Eigentümer, Meilensteine, Dauer, Ressourcen, Risiken usw. Diese Informationen werden im PSP-Lexikon beschrieben.

Planungspakete
Es gibt noch einen anderen Typ von Arbeitspaketen namens Planungspakete. Wenn der Projektmanagementplan genehmigt wird, ist der Umfang bekannt, jedoch nicht unbedingt alle Details. Um die 100% Regel anzuwenden und den gesamten Bereich zu erfassen, werden Planungspakete erstellt. Es versteht sich, dass sich die Planungspakete bei der Definition von Details schließlich zu Arbeitspaketen entwickeln. Im Haus-Projekt weiß der Projektmanager, dass das Haus über Armaturen verfügen wird, aber zu Beginn des Baus gibt es nur die entsprechende Möglichkeit - es wurden noch keine Armaturen definiert. Sobald diese festgelegt sind, werden die zugehörigen Planungspakete zu einem Arbeitspaket. Dieser Planungsprozess wird als Rolling Wave-Planung bezeichnet und ist eine Form der Progressiven Auarbeitung.

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Abbildung 3 – PSP Arbeitspakete und Kontrollkonten

Kontrollkonten
Die andere Verwendung des PSP ist die als Überwachungs- und Kontrollinstrument. Dies wird durch Definieren von Kontrollkonten erreicht. Kontrollkonten sind PSP-Elemente, mit denen die Leistung des Projekts überwacht und angezeigt werden kann. Die Kontrollkonten können ein beliebiges Element im PSP sein. Im Haus-Projekt entscheidet der Projektmanager, dass die mit der Verwendung von Subunternehmern verbundenen Projektrisiken besser verwaltet werden können, wenn das Projekt die Leistung für jeden Subunternehmer rückmeldet. Zur Überwachung ihrer Leistung wurden die Elemente 3.1, 3.2 und 3.3 als Kontrollkonten identifiziert. Die verbleibenden Arbeiten in den Elementen 1.0 und 2.0 werden jedoch von den Unternehmensressourcen selbst mit geringerem Risiko ausgeführt; eine Überwachung und Kontrolle auf niedrigeren Ebenen scheinen nicht erforderlich zu sein. Zur Unterstützung der Überwachung und Berichterstellung werden Projektmanagement-Informationstools verwendet, um Informationen zu jedem Element innerhalb des PSP zu sammeln, zu analysieren und zu melden.

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