Projektstrukturplan Beispiele


Projektstrukturplan Vorlage:
Bau eines Hauses

Projektstrukturplan Vorlage:
Market Research

Projektstrukturplan Vorlage:
Planung der Abwasseraufbereitung

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan ist ein Schlüsselbestandteil eines Projekts, der die Arbeit des Teams in überschaubaren Abschnitten organisiert. ‘Das Project Management Body of Knowledge’ (PMBOK) definiert den Projektstrukturplan als “…hierarchische Aufteilung der Arbeit, damit diese durch das Projektteam ausgeführt werden kann.” Der Projektstrukturplan unterteilt das Projekt visuell in einzelne Blöcke, die für das Projektteam verständlich sind: Jede Ebene der Aufgliederungsstruktur enthält weitere Definitionen und Details. Abbildung 1 (unten)zeigt das Beispiel eines Projektstrukturplans mit drei definierten Ebenen.

Projektstrukturplan

Abbildung1: Beispiel eines Projektstrukturplans - für Vollansicht bitte klicken

Der Projektstrukturplan ist die Grundlage für die weiteren Planungsschritte. Seine Aufgabe ist die Ermittlung sämtlicher, zur Erreichung des Projektziels, durchzuführender Arbeitspakete. Ein Projektstrukturplan beginnt mit dem Projekt selbst als der obersten Ebene und ist dann in Teilprojekte sowie weiter in Arbeitspakete - entsprechend der folgenden Gliederungshierarchie in Abbildung 2 - aufgeteilt:

Abbildung 2.Hierarchie eines Projektstrukturplans mit MatchWare MindView

Das Projektteam erstellt den Projektstrukturplan durch die Ermittlung der wichtigsten Arbeiten , durch Unterteilung in kleinere Teilprojekte und deren Aufteilung in noch detailliertere, sogenannte Arbeitspakete (AP). Dies geschieht so lange, bis letztere einzelnen Personen zugewiesen werden können. Auf dieser Ebene sind also spezifische Arbeitspakete (AP) zu finden, aus denen – gruppiert – sich die Teilprojekte (Teilbereiche) der nächsthöheren Ebene zusammensetzen. Das Arbeitspaket stellt eine Aufgabe dar, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt von einer bestimmten Person mit einem definierten Aufwand abgearbeitet werden kann. Der PSP ist somit Voraussetzung für die Schätzung des Ressourcenbedarfs und der Projektkosten.

Aus der Kostenperspektive: Die Arbeitspakete sind in der Regel gruppiert und einer bestimmten Abteilung bzw. Kostenstelle zugewiesen, die diese Arbeit zu erledigen hat. Diese Abteilungen oder Kostenstellen werden in einem Organisationsstrukturplan aufgelistet und mit einem bestimmten Budget ausgestattet, um die gewünschten Ergebnisse zu produzieren. Durch die Integration der Kostenkonten aus dem Organisationsstrukturplan und dem Projektstrukturplan kann die gesamte Organisation neben dem Projektfortschritt auch dessen finanziellen Status nachverfolgen.

Warum brauchen Projektteams ein Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan hat neben dem Organisieren der Projektarbeit noch eine ganze Reihe von weiteren Vorteilen: Ein Projektbudget kann den höchsten Ebenen des Projektstrukturplans zugewiesen werden, sodass Budgets auf der Grundlage der einzelnen Projekte schnell berechnet werden können. Durch Zuweisung von Zeit- und Kostenannahmen zu bestimmten Abschnitten des Projektstrukturplans können Projektzeitpläne und Budgets schnell entwickelt werden. Während das Projekt ausgeführt wird, können bestimmte Abschnitte per Projektstrukturplan verfolgt werden, um die zugehörigen Kosten, Probleme und Problembereiche herauszufinden. Mehr Information zum Thema Vorgabezeiten finden Sie bei der 100% Regel.

Projektstrukturpläne können auch verwendet werden, um potenzielle Risiken in einem bestimmten Projekt zu identifizieren. Wenn ein Projektstrukturplan einen Zweig besitzt, der nicht genau definiert ist, dann stellt dies ein Risiko bzgl. der Definition des Gültigkeitsbereich dar. Diese Risiken sollten in einem Projekt-Protokoll festgehalten und während der Ausführung des Projekts nachverfolgt werden. Durch die Integration des Projektstrukturplans in den Strukturplan der Organisation kann der Projektmanager auch Kommunikationsbedarf feststellen und einen organisationsweiten Kommunikationsplan formulieren.

Wenn sich ein Projekt im Rückstand befindet, wird der Projektstrukturplan schnell zeigen, welche Bestandteile dafür verantwortlich sind, verursacht z.B. durch fehlerhafte Arbeitspakete oder verspätete Unter-Arbeiten. Der Projektstrukturplan kann farblich codiert sein, um den Status von speziellen Arbeiten besser hervorzuheben. Das Zuweisen der Farben Rot für verspätete, Gelb für gefährdete, Grün für in der Zeit befindliche und Blau für abgeschlossene Arbeiten ist ein wirksames Mittel, um ein “Wärmebild” des Projektfortschritts zu zeichnen. Das Management wird so auf Schlüsselbereiche des Projektstrukturplans aufmerksam gemacht.

Leitfaden zum Entwickeln eines Projektstrukturplans

Die folgenden Leitlinien sollten berücksichtigt werden, wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen:

  • Die oberste Ebene steht für das Endergebnis bzw. das Projekt selbst
  • Unter-Arbeiten enthalten Arbeitspakete, die Abteilungen oder Einheiten der Organisation zugewiesen sind
  • Die Elemente des Projektstrukturplans müssen nicht! auf gleichem Niveau (Ebene) definiert werden
  • Ein Arbeitspaket definiert die Arbeit, die Dauer und die Kosten für die Aufgaben, die zur Erstellung desselben nötig sind
  • Arbeitspakete sollte eine Dauer von 10 Tagen nicht überschreiten.
  • Arbeitspakete sollten im Projektstrukturplan unabhängig voneinander sein.
  • Arbeitspakete sind eindeutig und sollten deshalb nicht über den Projektstrukturplan dupliziert werden

Werkzeuge für einen Projektstrukturplan

Das Erstellen eines Projektstrukturplans ist eine Teamarbeit. Er bildet die Zusammenfassung mehrerer Inputs und Perspektiven für das angegebene Projekt. Eine effektive Technik ist, ein Brainstorming mit den verschiedenen Abteilungen zu organisieren, die am Projekt beteiligt sein werden. Projektteams können Tools wie Whiteboards, Registerkarten oder Notizzettel verwenden, um größere Arbeitsbereiche, Unter-Arbeiten und spezifische Arbeitspakete zu notieren. Karten können an eine Wand gepinnt und so neu organisiert werden, wenn das Team über die großen Arbeitsbereiche und Arbeitspakete, die am Projekt beteiligt sind, diskutiert.

Mit diesen simplen Werkzeugen zu arbeiten, ist zwar sehr einfach; allerdings kann man damit nicht gut mit verteilten Teams arbeiten oder sie später einfach in ein elektronisches Format konvertieren. Es gibt aber verschiedene Tools, die Mind Mapping, Brainstorming und Projektstrukturpläne unterstützen. MatchWare MindView ist ein einfach zu bedienendes Mind-Mapping-Softwarepaket. Es unterstützt Projektstrukturpläne, Projektskizzen, Gantt-Diagramme und das problemlose Exportieren in Microsoft Project zur weiteren Ausarbeitung des Projektstrukturplans. Abbildung 3 zeigt ein Beispiel für einen Projektstrukturplan mit MatchWare MindView.

Projektstrukturplan

Der wichtigste Vorteil von MatchWare MindView ist die einfache Umformung von Projektstrukturplänen in High Level-Projektzeitpläne. Eine natürliche Erweiterung der Projektstrukturplan ist der Projektzeitplan. Weisen Sie Budget und Dauer geschätzte Werte zu. Durch Brainstorming des Projektumfangs in einem Mind-Mapping-Werkzeug ist dies für den Projektmanager sehr einfach. Diese Budget- und Dauer-Schätzungen können leicht für zusätzliche Planung und Analyse in Microsoft Excel oder Microsoft Project exportiert werden. Projektmanager wollen Werkzeuge, die helfen, ihre Arbeit zu beschleunigen und sie wollen Verringerung des Verwaltungsaufwands, der Projektmanagement-Prozesse begleitet.

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